Comment écrire un e-mail à ?
Êtes-vous parfois perçu comme bâclé, désordonné et peu digne de confiance. Oui, peut-être, sans que vous le sachiez. La façon dont vous envoyez, recevez et gérez vos e-mails en dit long sur qui vous êtes au travail .
Beaucoup envoient des courriels sans réfléchir à ce qu’ils ont écrit. Ils commettent des erreurs stupides et travaillent d’une manière qui diminue leur productivité .
Vous voulez éviter que vos habitudes de messagerie ne nuisent à votre réputation auprès de vos collègues, managers et clients ? Découvrez sept nez de fée courants par e-mail que vous pouvez vous retrouver tout de suite !
1. Vous détruisez les boîtes de réception des autres
De nombreux messages sont complètement redondants et ne font que voler le temps des autres. Par exemple, utilisez-vous souvent CC et le bouton « Répondre à tous » ? Vos messages sont-ils indistincts sans un objectif clair ?
Avant d’envoyer le prochain message, demandez-vous si le message est vraiment important pour le destinataire et quelles sont les vous attendez une réponse . Si le message est uniquement destiné à la connaissance de l’autre, écrivez-le, par exemple, « Pour vous familiariser. Aucune action n’est nécessaire. »
2. Vos lignes d’objet sont vagues ou trompeuses
Avez-vous déjà passé longtemps à chercher du courrier ? C’est simple si la ligne d’objet est utilisée comme prévu, sinon elle peut devenir un voleur en temps réel. La « réunion » n’est pas assez précise. Beaucoup de gens évoquent un ancien e-mail et poursuivent la discussion à ce sujet, même si le sujet en est un tout autre.
Évitez la confusion et la frustration en écrivant une ligne d’objet claire et précise qui confie au destinataire de comprendre le sujet du message sans l’ouvrir . En plus de l’apprécier par le destinataire, il vous aide à organiser votre courrier électronique. Si le contenu de la chaîne électronique change, réécrivez la ligne d’objet ou commencez une nouvelle chaîne.
3. Votre message couvre plusieurs sujets
Une variante de ce qui précède est que vous évoquez plusieurs rubriques dans un seul et même message. De nombreuses personnes utilisent leur boîte de réception comme liste de choses à faire. Une fois qu’ils ont répondu à un message, ils le suppriment.
Aidez les autres — et vous-même — à garder votre boîte de réception propre en écrivant un e-mail par sujet .
4. Vous commencez par saisir l’adresse du destinataire
Nous sommes nombreux à écrire des courriels de haut en bas, d’abord l’adresse e-mail du destinataire, puis la ligne d’objet et enfin le contenu. Cependant, vous vous ouvrez à des situations potentiellement embarrassantes, voire catastrophiques. Accédez à la mauvaise clé et vous pouvez envoyer accidentellement l’e-mail prématurément, avec des pensées incomplètes et des affirmations douteuses.
En terminant votre rédaction avec l’adresse e-mail du destinataire , vous ne risquez pas une telle stupidité.
5. Vos messages ne font pas avancer la conversation rapidement
Des messages comme « Vous voulez déjeuner aujourd’hui ? » manque de détails, ce qui devient une balle inutile à l’avant et retour.
Au lieu de cela, efforcez-vous de prendre des décisions rapides avec des informations spécifiques offrant des options claires , telles que « Disponible pour le déjeuner aujourd’hui à 12 heures ? Je pensais que nous pourrions vous voir sur NNN. Je pars aussi demain à 11h45. » Ce message encourage une réponse rapide et la question est alors hors du monde.
6. Vous n’arrivez pas au but tout de suite
Il est bon de souligner le point principal de votre message dans l’introduction. Personne ne veut chercher tout un message pour en trouver la conclusion.
Il vaut mieux placer les points d’action au sommet . « Après avoir examiné nos options d’action, j’ai conclu que nous devions acheter un nouveau système informatique. Les principales raisons sont les suivantes. » Cela permet de gagner du temps.
7. Vous n’utilisez pas de signature.
Votre signature indique au destinataire qui vous êtes . C’est votre introduction.
Votre signature doit inclure votre nom, votre titre, votre organisation pour lequel vous travaillez, vos coordonnées et un site Web sur lequel le destinataire peut cliquer pour en savoir plus sur vous et votre entreprise.
Bonne chance avec vos habitudes NYAE-Post !
